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Export hat immer mit Grenzen zu tun. Es gilt, Produkte schnell und reibungslos über Landes- und Zollgrenzen zu befördern. An Grenzen kann man dabei aber auch innerhalb eines Unternehmens stoßen. So sind bei der Exportabwicklung des Öfteren eine Vielzahl verschiedener Formulare auszufüllen - häufig auf festgelegten Vordrucken und unter Beachtung zahlreicher länderspezifischer Vorschriften, aber auch von Besonderheiten in der Produktstruktur, der Firmenorganisation oder regionaler Vorschriften der IHK.

Gerade beim Ausfüllen von Formularen auf offiziellen Vordrucken, aber auch bei individuellen Formularen wie Rechnungen und Packlisten, sind die meisten Unternehmen auf Ausfüllhilfen angewiesen, um die Daten ihrer Lieferungen korrekt in den entsprechenden Feldern erfassen zu können. Für kleine und mittlere Unternehmen mit vergleichsweise geringem oder unregelmäßigem Exportaufkommen sind jedoch umfangreiche und komplexe Softwarelösungen in diesem Zusammenhang oft zu kostspielig. Hier können Eingabemasken auf PDF-Basis eine günstige Alternative bieten, da sie mit kostenloser Software wie dem Adobe Reader bearbeitet und gedruckt werden können.

Für diesen Zweck gibt es zwei strukturell grundsätzlich verschiedenen Arten von Dokumenten, die beide unter der Bezeichnung PDF gehandelt werden. Das bekanntere und deutlich weiter verbreitete Format darunter ist die klassische PDF, auch "AcroForms" genannt, wie sie zum Beispiel mit Adobe Acrobat erstellt wird. Mit diesen AcroForms lassen sich statische Dokumente mit fixen Feldern darstellen - wenn jedoch Dokumente gefragt sind, deren Struktur sich den eingegebenen Daten dynamisch anpasst, geraten sie an ihre Grenzen. Um diese Beschränkungen aufzuheben, wurde das PDF-XFA-Format eingeführt, das zwar ebenfalls die Dateiendung *.pdf verwendet und mit dem Adobe Reader bearbeitet werden kann, strukturell aber ein vollkommen eigenständiges Dokumentenformat auf XML-Basis ist.

Vorteile von XFA-Dokumenten

  • Durch automatisierte Funktionen und JavaScript können Bereiche eines Dokuments (z.B. optionale Adressfelder) oder auch ganze Seiten (z.B. die für eine Sendung benötigten Blätter eines Carnet) nach Bedarf ein- oder ausgeblendet werden. Je nach Bedarf können Grafiken, wie Firmenlogos, angezeigt oder auch manuell in das Dokument eingefügt werden, entweder durch Schaltflächen oder basierend auf erfolgten Eingaben.
  • Ausgefüllte Dokumente können gespeichert werden, zum Beispiel zum Versand über E-Mail oder zum Erstellen von Vorlagen mit Ihren individuellen Firmendaten.
  • Daten können über XML-Dateien, eine Excel-Anbindung oder eine Datenbank-Schnittstelle in das Dokument importiert werden. So können auch immer wiederkehrende umfangreiche Texte nach einmaliger Eingabe auf verschiedenen Dokumenten gedruckt werden (wie etwa bei Akkreditiven).
  • Es kann festgelegt werden, welche Bereiche des Dokuments gedruckt werden und welche nur auf dem Bildschirm angezeigt werden - wie zum Beispiel der Hintergrund von Dokumenten mit vorgedruckter Vorlage. Dabei entspricht das Aussehen des Dokuments auf dem Bildschirm immer dem gedruckten Resultat.
  • Pop-Ups und Tooltips geben ihnen Hilfestellung beim Ausfüllen komplexer Exportformulare.
  • Durch Datenvalidierung, Dropdown-Menüs, Checkboxen o.ä. kann die korrekte Eingabe von Daten, die ein festgelegtes Format erfordern, sichergestellt werden.
  • Summenfelder können automatisch berechnet werden.

Produkte

Wir bieten Ihnen sowohl PDF-Dokumente für Vordrucke des von Ihnen bevorzugten Formularverlags, als auch individuell nach Ihren Ansprüchen erstellte Dokumente, wie z.B. Rechnungen entsprechend Ihres Corporate Designs.

Unsere Dokumente können als eigenständige PDF-Dokumente mit kostenloser Software wie dem Acrobat Reader verwendet werden, auf Ihren Wunsch aber auch zur Anbindung an gängige Software-Lösungen für den Außenhandel, wie zum Beispiel Assist4, angepasst werden.

Nennen Sie uns einfach Ihre individuellen Dokumenten-Anforderungen, und wir werden Ihnen unverbindlich mitteilen, wie wir Ihre Wünsche umsetzen können.